Hoe stel je ontspannen prioriteiten binnen je ellenlange takenlijst?

Aaargh! Te veel te doen, te weinig tijd! Vanochtend bekeek ik mijn agenda en mijn to do list en kreeg het er een beetje benauwd van… Afgelopen week heb ik twee workshops gegeven, waardoor er wat andere dingen zijn blijven liggen. Waar te beginnen?!? Ik had mezelf eigenlijk voorgenomen om maandag s ochtends te beginnen met sporten, maar met zo’n lange lijst met taken kan ik beter eerst een mooie start met mijn werk maken. Of toch niet?

Ik start iedere maandag ochtend met het bepalen van mijn focus voor de komende week. Dat helpt me om mijn prioriteiten te bepalen, zodat ik lekker efficiënt en ontspannen kan werken aan het behalen van mijn doelen. In deze blog zal ik je vertellen hoe ik ontspannen en efficiënt focus aanbreng in mijn ellenlange takenlijst.

De kip zonder kop methode

Te veel te doen en te weinig tijd… Eerder schoot ik hiervan altijd in de stress en begon als een kip zonder kop aan alle taken. Vaak begon ik met de makkelijkste, zodat ik die zo snel mogelijk kon afvinken. Op de korte termijn voelt het heerlijk als de afgevinkte actiepunten je om de oren vliegen! Maar aan het einde van de dag had ik dan het gevoel dat ik niet genoeg was opgeschoten en stonden de ingewikkelde zaken, die waar je echt focus en energie voor nodig hebt, nog op de lijst. En laten dat nou juist de taken zijn die misschien wel wat moeilijker zijn om op te pakken, maar die je het meest voldane gevoel geven als je ze af hebt.

Te veel te doen in te weinig tijd betekent dat ik moet kiezen. Als een kip zonder kop rond rennen heeft geen enkele zin. Ik word er alleen maar moe en ontevreden van. Ik kan niet alles doen wat op de lijst staat en dat betekent dat ik prioriteiten zal moeten stellen. Het liefst op zo’n manier dat ik niet onrustig word, omdat ik denk dat er belangrijke dingen blijven liggen. Dit zijn een aantal vragen die ik gebruik voor het ontspannen bepalen van mijn prioriteiten en focus aanbrengen in mijn to do list.

4 vragen voor het stellen van pittige prioriteiten in jouw takenlijst:

1. Zijn alle taken echt noodzakelijk?

Vaak lijken alle zaken op mijn takenlijst heel belangrijk. Ik heb ze er immers niet voor niets op gezet. Maar als ik ze nog eens kritisch bekijk zijn er ook altijd taken die ik ervan af kan halen of kan inperken zonder dat er echt iets misgaat. Mijn eerste stap is dus de takenlijst door de zeef halen en taken verwijderen indien mogelijk.

Taken die ik niet kan verwijderen, haal ik nog een keer door de zeef om te kijken of ik ze kan inperken. Ik heb zelf altijd de neiging om dingen heel goed te willen doen. Je hebt nou eenmaal een bepaalde tijd nodig om een taak goed uit te voeren. Die tijd wil ik er ook voor nemen. Maar opvallend is dat de tijd die nodig is om een taak zeer goed (t.o.v. gewoon goed) uit te voeren, exponentieel toe neemt. Dat wil zeggen dat een taak goed uitvoeren in bijvoorbeeld 10 minuten kan, maar als ik hem zeer goed wil uitvoeren, ik hier 30 minuten mee kwijt ben. Als je net als ik de lat hoog legt en de neiging hebt om dingen té goed te willen doen, is het zinnig om te kijken op welke manier je terug kunt naar het gewoon goed uitvoeren van taken. Dit doe je door je te beperken tot de essentie en kan een hele hoop tijdwinst opleveren.

Wanneer het me niet lukt om echt prioriteiten aan te geven binnen mijn takenlijst, doe ik een stap terug en haal mijn doel voor ogen. Wat wil ik ook al weer bereiken en welke taken zijn het meest belangrijk om weer een stap in die richting te zetten? Deze taken krijgen prioriteit. De taken die niet onbelangrijk zijn, maar voor nu niet de hoogste prioriteit hebben, parkeer ik voor Losse Eindjes Dag (zie punt 4).

2. Tegen welke taak zie ik het meest op?

Taken waar je tegen op ziet kosten je vaak al energie zonder dat je ze uitvoert. Gewoon omdat je ze steeds weer doorschuift, maar ze ondertussen wel in je achterhoofd blijven hangen. Als je aan ze denkt weet je wel dat je ze moet oppakken, maar is er altijd wel een reden te vinden waarom nu niet het goede moment is.

Dit is dé taak om je dag mee te beginnen. Productiviteitsgoeroe Brian Tracy noemt dat ‘Eat that frog’ of ‘slik de kikker’. Je stopt met uitstellen door je dag te starten met die taak waar je tegen op ziet. Als je hem af hebt, zul je zien dat je je heel voldaan voelt. En de rest van je takenlijst een stuk makkelijker gaat.

3. Met welke taak maak ik mijzelf in de toekomst blij?

Dat kan soms iets zijn wat nu lastig is om uit te zoeken, maar me in de toekomst veel tijd gaat opleveren. Zoals een nieuw boekhoudsysteem, waar je eerst energie in moet stoppen voor je het helemaal snapt en daarna super handig werkt. Maar ook iets dat ik echt voor mezelf doe: tijd die ik aan mezelf besteed om in balans te blijven, sporten, de tijd nemen voor een gezonde lunch, etc.

Ik neem iedere dag de tijd voor minimaal één taak of activiteit waar ik mezelf in de toekomst dankbaar voor ben.

4. Welke taken kan ik bundelen?

Hoe doe jij jouw mail? Als ik mijn mails lees wanneer ze binnenkomen en ze dan vervolgens ook meteen ga beantwoorden, bepaalt dat mijn dag. Ik heb dan zelf geen regie meer over mijn planning, die wordt bepaald door wanneer iemand anders mij mailt. Het haalt me niet alleen uit mijn focus, maar het kost me ook veel meer tijd. Wanneer ik een blok tijd plan om mijn mail te doen, werk ik ze sneller af. Wat me daarbij helpt is het hanteren van beperkte tijd die ik inplan voor al mijn mail. Ik zet letterlijk een wekkertje. Daardoor ga ik korte tijd heel gefocust aan de slag en krijg veel meer voor elkaar in dezelfde tijd.

Ook plan ik blokken taken in mijn agenda in. Administratie staat bijvoorbeeld iedere eerste woensdag van de maand gepland. De rest van de maand hoef ik daar niet over na te denken.

Een gouden tip die ik laatst kreeg was om regelmatig een blok ‘losse eindjes’ in te plannen. Alle taken op de lijst die echt wel belangrijk zijn, maar voor nu niet de hoogste prioriteit, heb ik bij vraag 1 geparkeerd. Die zet ik op de lijst voor Losse Eindjes Dag. Elke maand staat er één Losse Eindjes Dag in mijn agenda. Dat is een blok tijd dat ik reserveer voor deze geparkeerde taken. Natuurlijk begin ik ook dan om binnen die taken weer de prioriteiten te bepalen. En soms zijn ze inmiddels al opgelost of vind ik ze bij nader inzien toch niet zo belangrijk.

Het mooiste van Losse Eindjes Dag is dat het me dagelijks de ruimte geeft om strakke prioriteiten te stellen. Ik kan makkelijker zaken parkeren die nu niet het belangrijkst zijn, omdat ik weet dat ze vanzelf terugkomen op losse eindjes dag.

Hoe ziet jouw takenlijst en planning eruit?

Ik heb vanochtend dus even heel goed gekeken naar waar ik mijn prioriteiten wil leggen. En bij het bepalen waar ik het meest tegen op zag en het punt waar ik mezelf in de toekomst dankbaar voor zou zijn, kwam hetzelfde naar voren. Een rondje hardlopen. Daar ben ik mijn dag dus mee begonnen, een rondje hardlopen met regendruppels, zonnestralen en zelfs een regenboog. Om vervolgens vol energie, heel gericht aan mijn andere taken te beginnen. Waaronder het schrijven van deze blog.

Hoe plan jij jouw dag en stel jij jouw prioriteiten? En wat helpt jou om niet door te draaien van alles wat je moet en wil doen? Ik ben heel benieuwd en hoor het graag!

Een fijne, ontspannen en productieve week gewenst!